2 ндфл за 2012 год с ребенком

Как обычно, до 1 апреля организациям и ИП необходимо отчитаться за доходы своих работников за 2012 год. Как заполнить справку 2-НДФЛ за 2012 год правильно? Когда сдавать отчеты? Как вернуть излишне уплаченный или излишне удержанный налог? Рассмотрим эти вопросы подробнее.

Как сдавать отчеты?

При численности работников до 10 человек, справки  2-НДФЛ можно сдать на бумаге. Если численность более 10 человек, справки сдаются только в электронном виде путем передачи сведений в налоговую на флешке, дискете, через интернет или по почте.

Помимо справок, необходимо сдать реестр сведений о доходах физических лиц. Его форма  – в приложении1 к Порядку, который утвержден приказом ФНС России № ММВ-7-3/576@. от 16 сентября 2011 г.  Реестр заполняется в двух экземплярах, в бумажном виде сдается в налоговую.

Форма справки с прошлого года не изменилась.

Как правильно заполнить справку 2-НДФЛ за 2012?

На каждого работника заполняется всего одна справка, даже если он получал доходы по разным ставкам, например, 9 и 13%. В этом случае необходимо заполнить разделы 3 и 5 отдельно по каждой ставке (приказ ФНС РФ № ММВ-7-3/611@ от 17 ноября 2010 г.)

В справке 2-НДФЛ указываются все доходы за 2012 год независимо от того, когда они были выплачены (даже если в 2013 году).

Рассмотрим теперь, куда их занести. Общая сумма дохода, налоговая база и сам налог  (НДФЛ) отражаем по строкам 5.1-5.5 справки 2-НДФЛ. Когда начисленные и перечисленные в бюджет суммы касаются 2012 года, здесь вопросов нет, поскольку перечислять НДФЛ организации обязаны в день выдачи денег работникам ( или путем перечисления на карту, или путем получения в кассу наличных из банка) (п. 6 ст. 226 НК).

Что делать с доходами, которые были начислены в 2012 году (например, заработная плата), а перечислены уже в 2013 году. Как разъясняет письмо ФНС России № ЕД-4-3/74 от 12.01.2012 г. суммы, начисленные в 2012 году, отражаются в справке за этот же год. Таким образом, заработок за декабрь отражается в общей сумме доходов за 2012 год по строке 5.2. А НДФЛ, оплаченный в январе, указывается в строках 5,3-5,5.

Как отразить излишне уплаченный НДФЛ, но не удержанный из заработка работника?

Если вы перечислили в бюджет сумму большую, чем начислили работнику, то такая переплата в справке 2-НДФЛ не отражается.  Это считается вашей ошибкой, а не переплатой налога, по мнению налоговиков. Поэтому переплату невозможно зачесть в счет будущих платежей (письмо ФНС России № ЕД-4-3/10764 от 4 июля 2011 г.).

Почему у налоговиков такое мнение? На основании ст. 226 НК работодатель обязан перечислить удержанный с работников НДФЛ. Из собственных средств он оплачивать НДФЛ не имеет права.  Поэтому переплату можно вернуть только из бюджета, поскольку переплата компании к доходам работника не имеет никакого отношения.

Чтобы вернуть деньги из бюджета, необходимо сделать сверку с вашей ИФНС и написать ей письмо (заявление) о возврате денег с указанием реквизитов вашего расчетного счета.

Как  заполнить форму 2-НДФЛ, если вы с заработка работника удержали сумму больше, чем нужно, и еще не вернули ее работнику?

Обнаружилось это уже после окончания 2012 года, когда вы начали заполнять справки. Тогда вы должны вернуть излишне удержанную сумму работнику, но показать это в удержаниях 2013 года вы не имеете права (ст. 231 НК).

Вам нужно сообщить об этом работнику в течение 10 дней с момента обнаружения ошибки. Затем вам необходимо взять с него заявление о возврате суммы, и перечислить излишки на банковский счет или карту сотрудника в течение 3 месяцев.

Бывает ситуация, что ошибка возникла не по вашей вине, когда у работника изменился статусс нерезидента на резидента .  Тогда  возникает вопрос: нужно ли отражать излишки в форме 2-НДФЛ? Здесь все зависит от того, был ли возвращена сумма излишне удержанного НДФЛ работнику или нет к моменту составления справки.

Если вы не вернули работнику переплату, тогда необходимо сделать перерасчет начисленного НДФЛ по сотруднику, и правильную сумму занести в строку 5.3., а сумму переплаты в строку строке 5.6 (только разницу между начисленной и суммой в строке 5.3.).

Если вы переплату работнику уже вернули к моменту составления справки, то никаких изменений по 2-НДФЛ по этому работнику делать не нужно.

Коды для выплат.

Для каждой выплаты существует свой код (Приложение № 3 к приказу ФНС № ММВ-7-3/611@.от 17.11.2010 г. № ММВ-7-3/611@).  Например, из самых распространенных: для заработной платы существует код «2000»,  для отпускных — «2012».Виды выплат по кодам отражаются в разделе 3 справки.

Что делать, если вы не можете найти нужный код выплаты или не знаете точно, куда именно отнести выплату? Тогда ставьте код иных выплат«4800» – это не будет ошибкой. Главное – чтобы у вас сходилась сумма начисленного налога по необходимой ставке.

Если доходы не облагаются НДФЛ по определению, они в справку 2-НДФЛ не заносятся. Необлагаемые налогом доходы определяются статьей 217 НК РФ. Сюда включают те выплаты, с которых НДФЛ не начисляется вовсе и те, которые не облагаются НДФЛ в пределах норм.

Например, детские и выходные пособия не облагаются НДФЛ, и в справке 2-НДФЛ, соответственно, не отражаются. Форма справки не предусматривает даже строку для не облагаемых доходов.

Рассмотрим, как отразить сверхнормативные доходы, если нормативы налогом не облагаются.

Для таких доходов и проставляются соответствующие коды, и они отражаются в справке следующим образом.

Например, материальная помощь и подарки до 4000 рублей, НДФЛ не облагаются. В справку они вносятся так: общая сумма выплат включается в состав облагаемых доходов раздела 3 справки.  Напротив этой суммы, где указываются вычеты, вы ставите такую же сумму и соответствующий код. При выплате материальной помощи в графе 4 вы ставите код «503», в графе 5 отражаете сумму 4000руб.

Отражаем стандартные вычеты на детей

Напомню, что ежемесячный доход работника уменьшается на стандартные налоговые вычеты на детей до тех пор, пока доход сотрудника не будет превышать 280 000 руб. Он считается нарастающим итогом с начала года. Причем на первого и второго ребенка доход уменьшается на 1400 руб., на третьего и каждого последующего – на 3000руб.

Стандартные вычеты отражаются в разделе 4,1 справки 2-НДФЛ. Каждый вычет имеет свой код.

Стандартные вычеты могут быть предоставлены работнику только по его заявлению. Если у вас заявления работника нет, и он его принес только в 2013 году с просьбой сделать перерасчет за 2012, вы можете ему отказать и посоветовать обратиться в его налоговую инспекцию (п. 4 ст. 218 НК РФ). Это не ваша ошибка, и пусть работник исправляет ее сам.

Отражаем имущественный вычет по купленному жилью.

Работник при покупке жилья в первый раз имеет право на имущественный вычет. Чтобы его получить, он в бухгалтерию должен принести уведомление из налоговой инспекции. В справке 2-НДФЛ нужно указать дату и номер уведомления, и код ИФНС, выдавшей его. Форма уведомления утверждена приказом ФНС № ММ-7-3/714@ от 25 декабря 2009 г. Код и сумма имущественного вычета указываются в разделе 4.1. Остальные сведения из уведомления отражаются в разделах 4.2- 4.4. справки.

Уведомление об имущественном вычете выдается на конкретного работодателя. Обязательно проверяйте этот реквизит. Если в уведомлении стоит другая организация, смело отказывайте работнику. Возможно, он работает не только у вас, и хочет получить вычет два раза. Возможно, это и ошибка налоговой. Тогда уведомление необходимо исправить и принести новое, выписанное  уже на вашу организацию.

Бланк формы 2-НДФЛ скачать здесь.

Образец заполнения 2-НДФЛ скачать тут.

Реестр скачать здесь.